Choisir son logiciel de gestion de stock : 5 questions à se poser

Fini les feuilles excel, si vous voulez passer à la vitesse supérieure, le logiciel de gestion de stock n’est plus une option ! En automatisant le traitement des données, il permet à l’entreprise d’optimiser son activité en évitant à la fois les surstocks et les ruptures de stock. A la clé, moins de pertes et une compétitivité augmentée.

Mais certaines solutions vont plus loin que cette simple optimisation. Elles proposent également des options de tracking des colis, de suivi en temps réel et même de planification des commandes fournisseurs. Bref, un outil de suivi pour toute la chaîne logistique qu’il faut correctement sélectionner pour s’assurer qu’il correspond à 100% à vos besoins. Pour vous aider dans ce choix, nous avons regroupé dans cet article toutes les questions que vous devez vous poser avant d’investir !

1.    Quel est le profil de votre entreprise ?

La première chose à faire est de regrouper les caractéristiques de votre entreprise. Il existe des logiciels de gestion des stocks qui répondent à des profils très spécifique. D’autres qui sont beaucoup plus généraux. En définissant votre type d’activité, vos canaux de distribution, la quantité de produits à gérer ou encore le nombre d’utilisateurs de la solution, vous serez capable d’affiner beaucoup plus rapidement vos recherches.

Et ne pensez surtout pas que ce type de logiciel est destiné seulement aux grandes entreprises. Il existe également des solutions très performantes dédiées aux TPE et aux PME.

2.    Licence ou SaaS (Software as a Service) ?

Les logiciels SaaS continuent de se développer avec un avantage non négligeable. Hébergés dans le cloud, ils fonctionnent en ligne et sont accessibles n’importe où quand les logiciels classiques sont liés à une machine. Mais la différence vient également du prix. Les SaaS fonctionnent généralement grâce à un système d’abonnement, par mois ou par an. Les licences, elles s’achètent une fois pour une utilisation illimitée dans le temps. En fonction de l’utilisation que vous faites de votre logiciel et du nombre de personnes qui doivent y avoir accès, vous allez certainement privilégier l’une ou l’autre solution.

Dans tous les cas, ne vous engagez pas avant d’avoir réalisé un essai. Aujourd’hui, tous les éditeurs en proposent, allant de quelques semaines à quelques mois. Cela vous permettra de vérifier que la solution est bien adaptée à vos besoins.

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3.    De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Certains logiciels de gestion de stock sont de véritables usines à gaz dont la liste de fonctionnalités semble aussi grande que vos entrepôts. Mais attention, s’ils regroupent certainement les réponses à vos problèmes, ce ne sont pas forcément les plus adaptés. En effet, rien ne sert de payer pour des options que vous n’allez jamais utiliser.

C’est pour cette raison que nous vous conseillons d’établir une liste précise de vos besoins, que ce soit dans la gestion des ventes, la gestion des achats, la gestion des stocks ou pour le suivi et le reporting. Avez-vous par exemple besoin d’intégrer un suivi des colis ? Une centralisation des contacts clients ? Ou avez-vous déjà des outils performants pour cela ? Prenez également en compte les logiciels que vous possédez déjà et avec lesquels cette nouvelle solution devra s’interfacer (comptabilité, CRM, CMS, etc.).

4.    Quelle est la complexité de la solution ?

C’est finalement certainement un des points les plus importants : votre nouveau logiciel doit être simple à configurer et à utiliser. Car si votre interface n’est pas assez user-friendly, vous risquez de perdre du temps (et potentiellement de l’argent). Préférez donc un logiciel facile à installer, à paramétrer et surtout, intuitif lorsqu’il s’agit de l’utiliser. D’autant plus s’il doit être utilisé dans votre entreprise par un grand nombre de personnes qui ne sont pas toutes forcément très à l’aise avec cette technologie.

5.    De quel budget disposez-vous ?

Dernier point et pas des moindres, la question du budget est essentielle quand on acquiert un logiciel de gestion des stocks. Comme nous l’avons vu plus haut, le prix peut varier énormément en fonction de la complexité du logiciel ou du nombre d’utilisateurs. Si vous avez une idée de votre enveloppe de départ, cela vous forcera à cibler des solutions qui y correspondent. Attention cependant, l’investissement de départ dans le cas de l’achat d’une licence par exemple, ne sera pas le seul coût. Maintenance, mises à jour, formation de vos équipes… Vous devez prendre tous ces aspects en compte lorsque vous établissez votre budget !

Dans tous les cas, prenez le temps d’étudier en détails plusieurs solutions, de les tester et de les faire tester à vos équipes avant de prendre votre décision.